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InDesign-刪掉重複的註腳

by 小雲
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一般來說,註腳內容不應該會重複,美編或編輯可能也不太會注意到註腳是否有重複,我會發現這個問題也是因為某本書在手動置入了三百多個註腳時,發現有些註腳內容感覺看過,結果一查就發現真的有重複內容,這種情形真的很少見,那麼遇到這種天兵作者提供的幾百個註腳的文件,要怎麼快速把重複註腳刪掉呢?

我會建議從原稿去處理比較簡單,通常原稿是Word檔,如果作者有好好作註腳格式的話,那麼在上方功能列裡選擇「參考資料」,按下右下的展開圖示展開「註腳及章節附註」視窗,按下「轉換」,依照預設值按下「確定」。

就會看到原本在每一個頁面下方的註腳文字,全部集中到文件最後面。

把這些註腳文字全部選取後,貼到Excel檔。選取左邊第一個欄位整攔,再用「條件式格式設定>重複的值」來判斷第一欄裡的文字內容是否有重複,很明顯地就會看到重複的欄位被標上了顏色。

接著就是去找重複的欄位,在Word裡刪掉重複的註腳(還未置入的話),或者在InDesign(已經置入編排)裡面刪掉重複註腳。因為這種情形非常罕見,就算會有重複的註腳,數量也不會太多,所以不用擔心會花太多時間檢查與刪除。

由於置入Excel的註腳編號都變成像相同數字,所以才有辦法用「重複的值」去判斷。


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